Facturación y Cobros

Como software de administración de equipos y vehículos, LeaseWave provee capacidades integrales de facturación y cobro. Cada vehículo puede estar asociado con un contrato de administración de leasing y/o un contrato de administración de flota. Como resultado, cada vehículo puede ser facturado en la misma factura, por pagos y cualquier combinación de servicios relacionados con la administración de la flota, tales como mantenimiento, aprovisionamiento de combustible, licencias, multas, manejo de accidentes, asistencia en carretera, etc.. A través de una estructura basada en grupos de facturas, el sistema de administración de equipos y vehículos, puede acomodar cualquier número de formatos de facturación definidas por el usuario, así como metodologías de facturación y pago, dándo a LeaseWave un nivel de flexibilidad sin precedentes.

Cada factura generada por el sistema, es almacenada en formato PDF dentro de la base de datos del software de administración de equipos; esto permite que los usuarios retomen la historia de la facturación en cualquier momento. Los grupos de cobro pueden ver la copia exacta de la factura a la cual un cliente se está refiriendo. Las capacidades extendidas como software de administración de equipos van más allá de los usuarios internos: a través de un portal diseñado exclusivamente para clientes/conductores, las facturas pueden ser enviadas por correo electrónico, o descargadas por los clientes.

Los pagos recibidos pueden ser aplicados contra las facturas de diferentes formas: los usuarios pueden escoger aplicar los pagos manualmente, con la flexibilidad de indicar cuales cargos o cuentas por cobrar serán afectadas, o de manera alterna, permitir que el sistema realice la aplicación de los pagos automáticamente, basado en reglas predefinidas del negocio. Pagos también pueden ser registrados en formatos predefinidos de Excel, que luego son cargados al sistema. Como un software de administración de equipos y vehículos integral, las características de administración de recibos están implementadas con una funcionalidad completa para la reconciliación y administración de depósitos.

Gestión grupo de facturas

  • Administración flexible de facturas a través del uso de grupos de facturas.
  • Número ilimitado de grupos de facturas pueden ser configurados para cada cliente:
  • Los grupos de facturación incluyen las características de envío de las facturas.
  • Cada tipo de recibo para cada cliente, tienen su propia factura definida por el usuario.
  • Cada tipo de recibo para cada cliente puede tener asociada una plantilla única de envío.
  • Tipos de recibos por omisión automáticamente dirigen cuentas por cobrar individuales a grupos de facturación.
  • Selección de grupos de facturación por omisión para que cualquier cuenta por cobrar pueda ser modificada por el usuario.
  • Capacidad de almacenamiento de datos para permitir la generación deformatos de facturación propios.

Formatos de facturación definidos por el usuario

  • Creación de cualquier número de formatos de facturación, con un conocimiento técnico mínimo.
  • Cubrimiento de requerimientos específicos de clientes y solicitudes.
  • Uso de plantillas existentes en el sistema como base para crear nuevos formatos.

Aplicación de métodos de pago estándar

  • Establecimiento de pagos mediante cheques, efectivo, tarjetas de crédito o transferencia electrónica de fondos (ACH por sus siglas en inglés).
  • LeaseWave cumple totalmente con integraciones ACH de NACHA™:
    • Generación de archivos ACH para retiro de dinero.
    • Importar archivos de devoluciones para pagos no procesados.
    • Reintegro automático de cuentas por cobrar por pagos no procesados.
    • Cálculo de cargos por fondos insuficientes (NSF por sus siglas en inglés) y otros relacionados con pagos no procesados.
  • Posibilidad de generación de códigos fuentes MICR/OCR-A en facturas para procesamiento electrónico de pagos:
    • Importar información de pagos desde archivos.
    • Registro de pagos con base en la jerarquía de posteo, manejada por algoritmos.

Aplicación flexible de pagos

  • Aplicación Manual de pagos a varios niveles:
    • Por factura (cubriendo el pago de múltiples contratos).
    • Cualquier cantidad de pagos parciales para una cuenta por cobrar.
    • Por cliente, contrato y activo.
  • Aplicación de pagos vía archivos electrónicos (Excel, texto, etc.):
    • Ingreso de pagos e información contable en formatos de archivos predefinidos.
    • Importar en archivos para automáticamente aplicar los pagos.
    • Integración con sistemas de terceros relacionados con software de leasing de vehículos.
    • Uso de jerarquías/algoritmos de aplicación de pagos, para la distribución de los mismos.

Formatos para cálculos de mora

  • Establecimiento de varias clases de metodologías en el software de administración de equipos, para el cálculo de cargos de mora:
    • Tarifa plana cada vez que ocurra una mora.
    • Porcentaje Tasa Nominal / Efectiva Anual del monto pendiente.
    • Porcentaje plano sobre el balance pendiente.
    • Cálculo por niveles, basado en los días de mora.
    • Topes máximos y mínimos para controlar los valores de cálculo.
  • Asignación de plantillas para tipos de cuentas por cobrar por cliente.
  • Programación automática de actualizaciones para el cálculo periódico de cargos por mora.

Gestión de cobros sofisticada

  • Establecimiento de número ilimitado de grupos de cobros por cliente.
  • Activos bajo un contrato para un cliente, están asociados con grupos/ubicaciones de facturación.
  • Grupos de cobro pueden ser definidos como una colección de grupos de facturas.
  • Asociación de cada grupo de cobro con cualquier número de contactos de cobro.
  • Configuración de contratos para que vayan automáticamente a cobranzas:
    • Algoritmos tales como días de vencimiento pueden activar la asignación.
    • Contratos en mora pueden ser asignados a grupos de cobros mediante el uso de algoritmos.