Facturación y Cobro

En LeaseWave, las cuentas por cobrar provenientes, tanto de las actividades generadoras de renta, como de aquellas que no lo son, pueden ser configuradas a nivel de activo o contrato de leasing. A diferencia de otros sistemas, en el sistema de administración de equipos de LeaseWave, las cuentas por cobrar de contratos son por regla, almacenadas a nivel de activo. Teniendo información almacenada a este nivel, los activos de un cliente pueden ser agrupados en cualquier combinación para propósitos de facturación. Dos activos dentro de un mismo contrato pueden ser presentados en facturas separadas para el mismo período; de igual manera, activos de diferentes contratos en la misma ubicación, pueden ser facturados conjuntamente. Cuentas por cobrar de actividades no generadoras de renta, también pueden ser agrupadas en cualquier combinación deseada dentro del sistema de administración de equipos.

Gestión grupo de facturas

• Configuración de número ilimitado de grupos de facturas para cada cliente:
  • Los grupos de facturación incluyen las características de envío de las facturas.
• Asociación de grupos de facturas con cada cuenta por cobrar para propósitos de facturación.
• Asociación de cuentas por cobrar individuales con grupos de facturación predeterminados, con capacidad de modificación.
• Uso del sistema de administración de equipos, para el manejo de estructuras complejas de facturación en contratos de leasing.

Facturación definida por el usuario

• Creación de cualquier número de formatos de facturación, con mínimo conocimiento técnico.
• Cubrimiento de requerimientos específicos de clientes y solicitudes.
• Uso de plantillas existentes como base para crear nuevos formatos.
• Empleo de las capacidades de administración basadas en la red:
  • Otorgar acceso en línea a los arrendadores vía el portal de red, desde donde las facturas pueden ser descargadas.
  • Envío de facturas mediante correo electrónico (como anexos PDF), para contactos de facturación definidos.

Métodos de pago

• Manejo de pagos posfechados usando cheques, tarjetas de crédito o transferencia electrónica de fondos (ACH por sus siglas en inglés).
• LeaseWave cumple totalmente con integraciones ACH de NACHA™:
  • Generación de archivos ACH para retiro de dinero.
  • Importar archivos de devoluciones para pagos no procesados.
  • Reintegro automático de cuentas por cobrar por pagos no procesados.
  • Cálculo de cargos por fondos insuficientes (NSF por sus siglas en inglés) y otros relacionados con pagos no procesados.
• Posibilidad de generación de códigos fuentes MICR/OCR-A en facturas para procesamiento electrónico de pagos:
  • Importar información de pagos desde archivos.
  • Registro de pagos con base en la jerarquía de posteo, manejada por algoritmos.

Registro de efectivo

• Registro de pagos manuales a varios niveles:
  • Pagos se pueden registrar por factura (cubriendo el pago de múltiples contratos de leasing).
  • Registro de cualquier cantidad de pagos parciales para una cuenta por cobrar.
  • Registro por cliente, por contrato de leasing y por activo.
• Registro de pagos vía archivos electrónicos (Excel, texto, etc.):
• Ingreso de pagos e información contable en formatos de archivos predefinidos.
• Descarga de archivos para el registro automático de los pagos.
• Uso de jerarquías/algoritmos de registro, configurados para la distribución de los pagos.

Cargos por mora

• Establecimiento de varias clases de metodologías para el cálculo de cargos por mora:
  • Tarifa plana cada vez que ocurra una mora.
  • Porcentaje (Tasa Nominal / Efectiva Anual) del monto pendiente.
  • Porcentaje plano sobre el balance pendiente.
  • Cálculo por niveles, basado en los días de mora.
  • Topes máximos y mínimos para controlar los valores de cálculo.
• Uso de LeaseWave para construcción de cálculos a la medida para cargos por mora.
• Asignación de plantillas para tipos de cuentas por cobrar por cliente.
• Programación automática de actualizaciones para el cálculo periódico de cargos por mora.

Gestión de cobros

• Establecimiento de número ilimitado de grupos de cobros por cliente.
• Definición de grupos de facturación para asignarlos a grupos de cobro.
• Asociación de cada grupo de cobro con cualquier número de contactos de cobro.
• Configuración de contratos para que vayan automáticamente a cobranzas:
  • Algoritmos tales como días de vencimiento pueden activar la asignación.
  • Contratos en mora pueden ser asignados a cobradores específicos, mediante el empleo de algoritmos.
• Revisión de contratos de leasing en cobranzas, a través de indicadores integrales.