Cuentas por Pagar
El sistema de leasing financiero cuenta con un módulo para la administración de los procesos de pedido y pago de todas las transacciones de financiamiento del leasing. Esto comienza con la configuración, aprobación y administración del proveedor, basado en flujos de trabajo (workflow), lo cual permite automatizar las decisiones de manera fluida, a la vez que brinda estrictos controles de seguridad. Las facturas pueden ser creadas manualmente o ser descargadas electrónicamente al sistema de leasing financiero con su detalle desglosado. Facturas de un mismo proveedor pueden ser combinadas a nivel de contratos de leasing e incluso a nivel de cliente, y ser pagadas parcialmente, a nivel de activo. Cargos no basados en el activo como fletes e impuestos pueden ser incluidos. Retenciones, créditos, descuentos, cargos absorbidos y traslados (donde las cuentas por cobrar son configuradas para ser facturadas al respectivo cliente) se pueden establecer para reflejar exactamente cómo la factura es manejada.
El proceso de aprobación de cheques también está basado en flujos de trabajo, automatizando la aprobación y tratamiento de cada transacción. El módulo de Certificado de Aceptación está estrechamente vinculado, de manera que el progreso en la entrega y aceptación de los activos puede activar otras aprobaciones para el pago de proveedores. Solicitudes aprobadas de cheques automáticamente se transfieren por lotes al sistema contable, donde son impresos y la información del pago es retornada a la respectiva factura en el sistema.
En adición, el sistema de leasing financiero admite el manejo de multimoneda.
Aprobación del proveedor
- Establecimiento ilimitado de flujos de trabajo para la aprobación de proveedores.
- Enlace directo con sistemas contables (GL por sus siglas en inglés) para retomar y establecer información de proveedores.
- Disponibilidad de controles para evitar conflictos de interés en los procesos de aprobación de proveedores.
- Cumplimiento cabal con requerimientos de aprobación, bien sean regulatorios, internos y/o de auditoría.
Gestión de facturas
- Descarga electrónica de facturas de proveedores:
- Instalación de activos como parte de la descarga.
- Generación de información para el Certificado de Aceptación como parte de la descarga.
- Ingreso manual de facturas.
- Clonación de facturas existentes para facilitar el ingreso de datos.
- Seguimiento de cada partida en una factura para su pago individual.
- Retención de pagos para una determinada partida, tales como activos específicos.
- Cobro al cliente de cualquier partida en una factura (establecimiento automático de cuentas por pagar).
- Absorción de partidas específicas para ser pagadas internamente, en facturas trasladadas.
- Verificación de la aplicación de descuentos relevantes a cada factura.
Procesamiento de cheques
- Combinación de facturas abiertas para un mismo proveedor.
- Empleo del módulo de Certificado de Aceptación para gestionar el pago de las facturas.
- Pago parcial de facturas con base en la aceptación y otras consideraciones.
- Definición ilimitada de flujos de trabajo para aprobación de cheques:
- Ejercer estricto control sobre el proceso de aprobación.
- Asegurar que no existan conflictos de interés en el proceso de aprobación.
- Seguimiento al progreso de las solicitudes a través del proceso de aprobación.
- Notificación automática a los destinatarios designados, con base en eventos definidos dentro del flujo de trabajo.
- Capacidad para manejar múltiples beneficiarios en una misma solicitud.
- Carga en el sistema contable de las solicitudes aprobadas, para su impresión, vía procesamiento por lotes desde el sistema de leasing financiero.
- Estampado en las facturas, del número de cheque y otra información de pago disponible en el sistema contable.
Múltiples tipos de moneda
- Gestión de proveedores extranjeros y facturación en moneda extranjera.
- Vinculación de tasas de cambio y tablas de monedas con la gestión de la facturación.
- Contabilización automática de transacciones multimoneda.
